Il whistleblowing in azienda è il sistema attraverso cui una persona che opera in un contesto lavorativo può segnalare violazioni di cui è venuta a conoscenza nell’ambito della propria attività, beneficiando delle tutele previste dalla normativa.
L’HR non gestisce automaticamente il canale interno, ma resta centrale su procedure, formazione, clima organizzativo e prevenzione delle ritorsioni: è qui che si gioca l’efficacia reale del sistema.
Cos’è il whistleblowing e cosa prevede il d.lgs. 24/2023
Il decreto legislativo 24/2023 disciplina la protezione delle persone che segnalano violazioni di norme nazionali o europee che ledono l’interesse pubblico, quando ne vengono a conoscenza in un contesto lavorativo pubblico o privato. Il decreto attua la direttiva UE 2019/1937 e riunisce in un unico testo una materia prima frammentata tra più provvedimenti, come conferma il parere del Garante privacy. Dal 24 gennaio 2026 l’ambito di applicazione è stato inoltre esteso espressamente alla protezione delle persone che segnalano determinate violazioni delle misure restrittive dell’Unione europea, a seguito delle modifiche introdotte dal d.lgs. 211/2025.
Restano fuori dall’ambito di applicazione le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate a un interesse personale del segnalante che riguardano esclusivamente il proprio rapporto individuale di lavoro o i rapporti con le figure gerarchicamente sovraordinate. Per chi si occupa di persone, il whistleblowing è un canale dedicato a illeciti di rilievo generale, non lo strumento per gestire un conflitto individuale o un reclamo disciplinare.
Chi deve avere un canale interno di segnalazione
Secondo ANAC, l’autorità competente sulla materia, nel settore privato l’obbligo di attivare un canale interno scatta per le organizzazioni che hanno impiegato, in media nell’ultimo anno, almeno cinquanta lavoratori subordinati. L’obbligo si applica anche a prescindere dal numero di dipendenti per chi opera in settori sensibili, come finanza, antiriciclaggio, sicurezza dei trasporti e tutela ambientale, e per chi ha adottato modelli organizzativi ex d.lgs. 231/2001.
Per le organizzazioni private interessate con un numero di lavoratori fino a 249, l’obbligo di attivazione del canale interno ha avuto effetto dal 17 dicembre 2023. Chi non rientra in nessuna delle condizioni sopra indicate non ha un obbligo di legge, ma può comunque scegliere di dotarsi di un canale strutturato per trasparenza interna e prevenzione dei rischi.
Chi gestisce le segnalazioni: il ruolo reale dell’HR
Un errore comune è dare per scontato che la gestione del canale interno spetti automaticamente all’HR. La normativa consente di affidarla a una persona o a un ufficio interno dotato di autonomia, oppure a un soggetto esterno. La scelta dipende dalla struttura dell’organizzazione, dalla disponibilità di competenze specifiche e dall’esigenza di indipendenza rispetto alle linee gerarchiche coinvolte nelle segnalazioni.
Il ruolo dell’HR può comunque essere centrale, anche quando la funzione non è titolare diretta del canale. In base all’assetto organizzativo adottato dall’azienda, l’HR può contribuire alla definizione e all’aggiornamento delle procedure, alla formazione del personale, al coordinamento con i profili disciplinari e alla gestione del clima organizzativo. Un canale tecnicamente conforme ma percepito come inutile o rischioso difficilmente favorisce l’emersione delle segnalazioni: anche su questo terreno le competenze HR possono incidere sull’efficacia concreta del sistema.
Riservatezza del segnalante e trattamento dei dati
La tutela della riservatezza è uno dei punti su cui l’HR deve essere più rigoroso. L’identità del segnalante non può essere rivelata, senza il suo espresso consenso, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o dare seguito alla segnalazione, e la protezione copre anche gli elementi che permetterebbero un’identificazione indiretta. Mantenere questa riservatezza è delicato quando la segnalazione riguarda colleghi, responsabili o dinamiche interne al team.
Sul fronte del trattamento dati, il Garante privacy richiede una valutazione d’impatto (DPIA) per i trattamenti connessi alle segnalazioni whistleblowing. I dati vanno conservati solo per il tempo strettamente necessario, e comunque non oltre cinque anni dalla comunicazione dell’esito finale della procedura. Per l’HR significa coordinare la gestione del whistleblowing con le politiche aziendali di data retention, mantenendo le specifiche garanzie di riservatezza, sicurezza e limitazione degli accessi previste per queste segnalazioni.
Divieto di ritorsione: cosa deve presidiare l’HR
Il divieto di ritorsione è il cuore della tutela del segnalante. Quando il segnalante prova di avere effettuato una segnalazione in conformità alla normativa e di avere subito un comportamento ritenuto ritorsivo, spetta al datore di lavoro provare che tale comportamento non è in alcun modo collegato alla segnalazione. La protezione si estende, alle condizioni previste dal decreto, anche ai facilitatori, a determinati colleghi e alle persone del medesimo contesto lavorativo legate al segnalante da uno stabile rapporto affettivo o da parentela entro il quarto grado.
Questo inverte lo schema tradizionale della prova e mette l’HR in una posizione delicata: ogni decisione su percorsi di carriera, valutazioni o provvedimenti disciplinari che coinvolga un segnalante è opportuno che sia adeguatamente documentata e motivata in modo autonomo rispetto alla segnalazione. È una condizione che protegge sia il segnalante sia l’azienda da contestazioni future.
Perché la formazione HR fa la differenza
Un canale conforme sulla carta non basta se le persone non sanno usarlo o non si fidano abbastanza. Le nuove linee guida ANAC sui canali interni, approvate nel novembre 2025, dedicano attenzione specifica ai doveri comportamentali del personale e alla formazione: l’autorità considera la componente organizzativa importante quanto quella tecnica del canale.
Su questo terreno l’HR ha un margine di azione reale: costruire procedure comprensibili, formare i responsabili sul divieto di ritorsione, e lavorare sul clima di fiducia in azienda che rende una segnalazione una scelta possibile invece che un rischio percepito. È lo stesso lavoro che sostiene la retention e la governance HR.
Per chi vuole presidiare questi processi con competenze solide su normativa del lavoro, relazioni industriali e gestione delle persone, un percorso come il Master HR 4 Business offre gli strumenti per affrontare il whistleblowing con una visione integrata, utile anche a chi si avvicina alla funzione HR e vuole capire quali competenze sono oggi richieste.
Domande frequenti
Cos’è il whistleblowing in azienda?
È il sistema attraverso cui una persona che opera in un contesto lavorativo può segnalare, attraverso un canale dedicato, violazioni di cui è venuta a conoscenza nell’ambito della propria attività, beneficiando delle garanzie di riservatezza e protezione dalle ritorsioni previste dal d.lgs. 24/2023.
Chi gestisce le segnalazioni whistleblowing in azienda?
La gestione del canale interno può essere affidata a una persona o a un ufficio interno autonomo oppure a un soggetto esterno. L’HR non ne è automaticamente titolare, ma resta centrale su procedure, formazione e tutela antiritorsione.
Le aziende private sono obbligate ad avere un canale di segnalazione?
Sì, se hanno impiegato in media almeno cinquanta lavoratori subordinati nell’ultimo anno, se operano in settori sensibili indipendentemente dal numero di dipendenti, oppure se hanno adottato modelli organizzativi ai sensi del d.lgs. 231/2001.
Cosa succede se un canale interno non esiste o non funziona?
Il canale esterno gestito da ANAC può essere utilizzato nei casi previsti dalla legge: ad esempio quando il canale interno obbligatorio non è attivo o non è conforme, quando una precedente segnalazione interna non ha avuto seguito oppure quando il segnalante ha fondati motivi di ritenere che la segnalazione interna non avrebbe efficace seguito o potrebbe esporlo al rischio di ritorsioni. È previsto l’accesso al canale esterno anche nelle ulteriori ipotesi indicate dal d.lgs. 24/2023 e dalle Linee guida ANAC.
Quali tutele ha chi subisce una ritorsione dopo una segnalazione?
Quando il segnalante prova di avere effettuato una segnalazione in conformità alla normativa e di avere subito un comportamento ritenuto ritorsivo, spetta al datore di lavoro provare che tale comportamento non è collegato alla segnalazione. La protezione si estende, alle condizioni previste dal decreto, anche ai facilitatori, a determinati colleghi e alle persone del medesimo contesto lavorativo legate al segnalante da uno stabile rapporto affettivo o da parentela entro il quarto grado.
